Recepción de mercadería con lotes y vencimientos

Una sola pantalla para toda la recepción

Cuando llega el camión del proveedor con la mercadería y la factura, la pantalla Recepción de mercadería captura todo en un único formulario: los datos del comprobante, quién recibió, los lotes con su vencimiento, los ajustes fiscales y los adjuntos. Al confirmar, anote.pro hace en una sola operación lo que en otros sistemas son varios pasos sueltos: registra la compra, mueve el inventario, crea los lotes, genera el asiento contable y, si pagaste al contado, registra el pago.

1. Documento del proveedor

• Proveedor, serie, número y fecha de la factura.
• Guía de remisión (opcional): serie, número y fecha de traslado.
• Almacén de destino.
• Condición de pago: contado o crédito.

2. Responsable técnico (Q.F.)

Cada recepción debe indicar quién la recibió técnicamente — el químico farmacéutico responsable (o el nombre que use tu país: "Farmacéutico responsable" en Argentina/Uruguay, "Responsable Sanitario" en México). El selector filtra usuarios con ese perfil.

3. Líneas de la compra

Por cada producto que llega:

• Buscas por GTIN o SKU y eliges la presentación comprada (caja, blíster, etc.) — igual que en el POS, tú indicas la cantidad en la presentación y el sistema convierte a unidades base automáticamente.
• Cantidad, costo unitario, descuento % e impuesto % de esa línea.
• Registro sanitario de la línea: se precarga desde la ficha del producto, pero puedes editarlo si el lote que llegó trae un registro distinto (por ejemplo, una vigencia renovada).

Multi-lote por línea

Si el producto tiene "¿Requiere lote?" activo, la línea despliega una sub-tabla donde puedes agregar más de un lote dentro de la misma línea — útil cuando el proveedor entrega la misma compra repartida en lotes distintos. Por cada lote:

• Número de lote.
• Fecha de vencimiento y fecha de fabricación.
• Cantidad de ese lote (en la presentación comprada).

Un producto que no requiere lote se recibe como línea normal, sin sub-tabla. Una misma compra puede mezclar productos con y sin lote sin ningún problema.

4. Totales y ajustes fiscales

• Descuento global sobre el total de la compra.
• Percepción tributaria (si tu régimen la aplica): puedes indicar una tasa o un monto directo.
• Otros cargos: flete, seguro u otros conceptos, ya sea como un monto único o desglosados uno por uno indicando si cada cargo se suma al costo del inventario o no.
• Total según factura: el monto que dice el comprobante físico del proveedor, para poder comparar contra lo calculado por el sistema.

5. Conformidad y adjuntos

• Estado de la recepción: conforme (lo normal), con observaciones, o rechazada parcialmente.
• Si el estado no es "conforme", se pide una nota explicando el motivo — obligatoria cuando es un rechazo parcial.
• Adjuntos: sube la factura en PDF, la guía, fotos de la mercadería o cualquier otro respaldo. Quedan asociados a esta recepción para consulta posterior.

6. Confirmar

Al registrar la recepción, el sistema:

1. Crea la compra con sus datos fiscales completos.
2. Ingresa la mercadería al almacén elegido y registra los lotes con su vencimiento.
3. Genera el asiento contable (y uno complementario si hubo percepción u otros cargos).
4. Si marcaste pago al contado, registra el pago al proveedor.

Listado y detalle de recepciones

En Compras → Recepciones tienes una grilla liviana con lo esencial de cada compra (proveedor, guía, total, estado, indicadores de cuántas líneas/adjuntos/cargos tiene). Al abrir una fila, el detalle completo trae líneas, lotes recibidos (con su fecha de vencimiento), adjuntos, desglose de cargos y los pagos asociados — todo en una sola vista.

¿Y si quiero planear la compra antes de recibirla?

Si tu operación necesita aprobación interna antes de comprometerse con el proveedor (comprador arma → jefe aprueba → se confirma con el proveedor), puedes usar una Orden de Compra antes de la recepción: es el documento que "promete" la compra, y una vez que la mercadería llega, la recepción se registra contra esa orden, descontando automáticamente lo pendiente. Es opcional — para compras chicas o urgentes, puedes seguir recibiendo directamente sin pasar por una orden de compra.

Con la mercadería recibida y trazada, revisa cómo se refleja en los reportes regulatorios: Inspecciones DIGEMID.